Marketing-Automation enthüllt: Die 80 20-Regel dafür, was du automatisierst – und was du besser selbst schreibst

Automatisieren wie ein Profi: Trigger, Workflows und Vorlagen, die dir täglich Stunden sparen

Automatisieren bedeutet nicht alles aus der Hand geben, sondern das Richtige an die Maschine delegieren, damit du dich auf Worte konzentrierst, die wirklich verkaufen. Fang mit klaren Triggern an: ein Formularausfüller, ein erster Kauf oder ein wiederkehrender Warenkorbabbruch sind Signale, die sofort einen Workflow starten sollten. So reagierst du auf echtes Interesse — nicht auf Vermutungen.

Baue einfache, wiederverwendbare Bausteine und nenne sie sauber: Namen, Bedingungen und Tags sollen auf einen Blick zeigen, wozu ein Flow dient. Kleine Vorlagen sparen täglich Minuten, die sich summieren. Drei Templates, die jeder Profi zuerst baut:

• 🤖 Trigger: Eindeutige Auslöser wie Formular, Klick oder Kauf — vermeide doppelte Starts.
• ⚙️ Workflow: Modularer Ablauf mit Maximal drei Splits: Lead-Nurture, Angebot, Nachfassen.
• 🚀 Vorlage: Baustein-Templates für Betreff, Body und CTA mit Personalisierungs-Tokens.

Praktisch: setze Verzögerungen zwischen Mails, verwende Bedingungen statt zu vielen Splits und tagge Kontakte dynamisch. Teste jede neue Sequenz mit einer internen Gruppe, tracke Öffnungen, Klicks und Conversion-Pfade und lege ein Retention-Event fest, das Kontakte aus dem Flow entlässt.

Zum Schluss: automatisiere 80% der Routine, aber halte 20% kreativ frei — persönlich geschriebene Follow-ups für heiße Leads sind Gold wert. Plane alle 30 Tage einen kurzen Audit, damit Workflows schlank bleiben und dir wirklich Stunden statt Probleme sparen.

Finger weg vom Roboter: Diese Texte müssen nach Mensch klingen (und warum)

Wenn ein Text nach Roboter klingt, scrollt dein Publikum weiter — selbst das beste Angebot erstickt in platonischer Perfektion. Texte, die Marke, Mensch und Emotion tragen, brauchen die kleine, unperfekte Handschrift eines Menschen: Tonalität, kleine Überraschungen und eine Prise Selbstironie. Genau hier zahlt sich bewusstes menschliches Schreiben aus, weil es nicht nur informiert, sondern Beziehungen aufbaut.

Besonders wichtig sind Headlines und Lead-Sätze, Onboarding- und Willkommens-Mails, Support-Antworten mit Empathie, Verkaufsseiten, die Einwände entkräften, sowie Gründer-Updates und Fallstudien. Auch Testimonials verlieren Wirkung, wenn sie nach Vorlage klingen. Bei diesen Texten macht eine einzige menschliche Nuance oft den Unterschied zwischen Ignorieren und Konversion.

Wie das praktisch aussieht: Schreib zuerst für eine reale Person im Kopf, nutze kurze Sätze, aktive Verben und konkrete Bilder statt generischer Adjektive. Erzähl eine kleine Anekdote, nenne Zahlen oder Namen, und scheue dich vor kleinen Unvollkommenheiten — sie wirken echt. Lies den Text laut, teste ihn mit einer Kollegin oder einem Freund und entferne jede Floskel, die wie ein Platzhalter klingt.

Investiere deine kreativen Ressourcen gezielt: Automatisiere Routinen wie Bestellbestätigungen und Versandinfos, aber halte die 20 Prozent der Texte, die 80 Prozent der Wirkung bringen, bewusst in menschlicher Hand. Baue Templates mit Platzhaltern für persönliche Elemente und du bekommst weniger Arbeit bei deutlich mehr Wirkung — Markenkommunikation, die sich nach Mensch anfühlt.

KI als Co-Autor: So baust du Briefings, Prompts und Stil-Guides, die treffen

Behandle die KI wie einen Kollegen mit hohem Tempo, nicht wie eine Allzweckwaffe. Statt vager Aufgaben schreibst du ein Mini-Drehbuch: Kontext, Ziel, Publikum, gewünschtes Format und ein paar akzeptable Beispiele. Mit dieser 80/20-Perspektive automatisierst du Routine und lässt die kniffligen Kernbotschaften von Menschen finalisieren. Das spart Zeit und bewahrt die Markensignatur.

Ein präzises Briefing enthält fünf Bausteine: wer liest, welches Problem lösen, gewünschter Ton, Maximal- und Minimal-Länge sowie harte Fakten oder Quellen. Ergänze Verbotswörter und Beispiele fuer Do und Dont. Schreib lieber kurze, klare Sätze im Briefing als lange Rechtfertigungen. Je konkreter die Vorgaben, desto weniger Nachbesserungen.

Beim Prompting gilt: strukturiere, maskiere Unsicherheit und liefere Vorlagen. Starte mit einer System-Ansage, gib 2–3 Few-Shot-Beispiele, formatiere das Wunsch-Output (z. B. Titel, Hook, 3 Bullets, CTA) und bitte um Varianten in unterschiedlichen Längen. Fordere eine kurze Quellenliste und erkläre, wie kreativ die KI sein darf. Iteriere: bewerten, anpassen, neu anstoßen.

Bau einen kompakten Stil-Guide: Wörter, die die Marke immer nutzt, Tabus, bevorzugte Satzlänge und Beispiele fuer gute vs. schlechte Ausgaben. Versioniere den Guide und setze eine Checkliste fuer die Freigabe ein: Faktentreue, Markenstimme, CTA-Klarheit, rechtliche Hinweise. So bleibt KI Co-Autor und du behältst das letzte Wort. Ergebnis: schneller, konsistenter Content, ohne dass die Seele verloren geht.

Personalisierung ohne Creepy-Vibes: Daten nutzen, ohne die Seele zu verlieren

Personalisierung ist keine Hexerei — sie ist gute Etikette mit Daten: weniger ist mehr, und Timing entscheidet. Sammle nur Signale, die echten Mehrwert bringen (Kaufabsicht, Produktinteresse, Interaktion), statt jedem Nutzer ein Porträt zu malen. Automatisiere repetitive, erwartbare Berührungspunkte, aber schreibe die Botschaften, die Emotion auslösen, selbst.

• 🤖 Signal: Nur eindeutige Trigger nutzen, keine Raten oder Vermutungen.
• 💬 Ton: Kurz, menschlich, niemals wie ein Bot-Roboter.
• ⚙️ Automatisieren: Standardabläufe (Bestätigung, Versand, Reminder) — alles andere per Hand.

Die einfache 80/20-Regel hilft: 80% deiner Automationen sollten standardisiert, aber kontextsensitiv sein; die oberen 20% an Touchpoints — Onboarding, erster Verkauf, Kündigungsversuch — solltest du persönlich gestalten. Praktische Kniffe: nutze Verhaltens-Segmente statt übertriebener Persönlichkeitsdaten, setze klare Opt-ins, zeige transparent, welche Daten du nutzt, und gib dem Leser jederzeit eine menschliche Antwortmöglichkeit.

Wenn du schnell brauchbare Templates willst, schau dir unser erschwinglicher SMM-Service an — dort findest du Start-Snippets, die empathisch klingen und sich leicht anpassen lassen, damit dein Marketing automatisiert wirkt, aber nicht creepy.

Dein Praxis-Plan in 7 Tagen: Was du heute, morgen und nächste Woche umstellst

Start mit einem schnellen Audit: nimm 60 Minuten und notiere wiederkehrende Abläufe, zähle E‑Mail‑Typen, Social‑Posts, Follow‑ups und Lead‑Scoring‑Regeln. Markiere mit der 80/20‑Linse: 20% der Inhalte bringen 80% der Leads — diese behalten wir für manuelle Qualität, alles andere kommt auf die Automatisierungs‑Shortlist. Kurz, heute: Inventarisieren und priorisieren.

Morgen setzt du die Basis: richte zwei bis drei Kernflows ein (Willkommensserie, Warenkorb‑Reminder, Lead‑Nurture). Verwende Template‑Blöcke für wiederkehrende Abschnitte und variablen Content für Personalität — so automatisierst du Routine, behältst aber menschlichen Ton. Teste mit kleinen Stichproben und einfachen A/B‑Tests, notiere Öffnungs‑ und Klickraten als Erfolgskriterien.

Nächste Woche investierst du tägliche 45–90 Minuten in die 20 % Content, der groß wirkt: A‑Stories für Newsletter, Landing‑Page‑Hero und persönliche Outreach‑Mails für heiße Leads. Schreibe diese Stücke per Hand, verfeinere Headlines und CTAs, dann verbinde sie mit Triggern, Variablen und Timing. Lasse Kundenfeedback einfließen und halte die wichtigsten Templates schlank.

Zum Abschluss: messe, optimiere, delegiere. Stelle drei KPIs auf (Conversion, Zeitersparnis, Engagement) und prüfe sie am siebten Tag; stoppe, was nicht funktioniert, skaliere, was läuft, und feiere kleine Siege. Danach automatisierst du Reporting und übergibst wiederholbare Tasks an ein VA oder Tool. In sieben Tagen hast du ein schlankes System: mehr Wirkung mit weniger Tippen.